Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Web-App „LeadFlow CRM“. Ich verarbeite Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) und des Telekommunikationsgesetzes 2021 (TKG 2021). Für die Landingpage gilt die Erklärung unter automation.oguzhan-yavuz.com/datenschutz.

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und wurde nicht bestellt.

2. Hosting (Vercel)

Die Anwendung wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, gehostet. Bei jedem Aufruf verarbeitet Vercel technisch notwendige Daten in Server-Logfiles (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, Browsertyp und Betriebssystem).

Zweck

Sichere und stabile Bereitstellung der Anwendung, Abwehr von Angriffen

Rechtsgrundlage

Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Auftragsverarbeitung

Data Processing Addendum (DPA) mit Vercel, Art. 28 DSGVO

Drittlandtransfer

USA – EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und ergänzend EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)

3. Backend & Datenbank (Supabase)

Benutzerverwaltung, Authentifizierung, Datenbank und Server-Funktionen werden über Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapur 318992, bereitgestellt. Sämtliche Eingaben in der App werden in einer PostgreSQL-Datenbank bei Supabase gespeichert. Der Zugriff ist über Zeilen-Sicherheitsrichtlinien (Row Level Security) auf berechtigte Benutzer und den jeweiligen Mandanten beschränkt.

Zweck

Bereitstellung der App-Funktionen: Anmeldung, Speicherung und Verarbeitung Ihrer Eingaben

Rechtsgrundlage

Vertragserfüllung bzw. Nutzung der App, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Auftragsverarbeitung

Data Processing Agreement (DPA) mit Supabase, Art. 28 DSGVO

Drittlandtransfer

Soweit Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden: EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)

Weitere Informationen: supabase.com/privacy

4. Benutzerkonto & Anmeldung

Ein Benutzerkonto wird durch einen Administrator Ihres Unternehmens bzw. durch mich angelegt; Sie erhalten eine Einladung per E-Mail. Dabei und bei der Nutzung werden folgende Account-Daten verarbeitet:

• Name und E-Mail-Adresse
• Passwort – ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, nie im Klartext
• Rolle (Administrator oder Mitarbeiter), freigeschaltete Funktionen und Mandantenzuordnung
• Zeitpunkt der letzten Anmeldung sowie IP-Adresse und Browser-Informationen der Anmeldung (Sicherheitsprotokoll)

Für Einladungen und das Zurücksetzen des Passworts versendet Supabase eine E-Mail mit einem einmalig gültigen Link an Ihre E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Protokollierung von Anmeldungen erfolgt zusätzlich aus meinem berechtigten Interesse an der Sicherheit der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Session-Verwaltung, Cookies & lokale Speicherung

Die App verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021).

Cookies

• Supabase-Auth-Cookies (sb-…-auth-token): enthalten Zugriffs- und Aktualisierungs-Token Ihrer Sitzung, damit Sie angemeldet bleiben. Bei aktivierter Option „Angemeldet bleiben“ bleiben sie bis zum Abmelden bzw. Ablauf der Sitzung bestehen.
• sb-session-only: wird gesetzt, wenn „Angemeldet bleiben“ deaktiviert ist. Die Anmelde-Cookies gelten dann nur bis zum Schließen des Browsers, längstens 12 Stunden.

Lokaler Speicher (Local Storage)

• Darstellung (hell/dunkel/System) und Zustand der Seitenleiste (ein-/ausgeklappt)
• Ihre E-Mail-Adresse auf der Anmeldeseite, nur wenn „Angemeldet bleiben“ aktiviert ist

Diese Informationen verbleiben auf Ihrem Gerät. Beim Abmelden werden die Auth-Cookies gelöscht; alle Einträge können Sie zudem jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers entfernen.

6. Eingaben im CRM

Im Rahmen der Nutzung speichert die App die von Ihnen und Ihrem Team erfassten Daten, insbesondere:

• Kontakte und Leads (z. B. Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Land, Status)
• Deals, Pipeline-Phasen und Zuständigkeiten
• Notizen, Aktivitäten und Anrufprotokolle
• importierte Dateien (Excel/CSV) und daraus erzeugte Datensätze
• Versandaufträge und Zustellstatus von Benachrichtigungen

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. E-Mail, WhatsApp & Telefonie aus der App

E-Mail-Versand

E-Mails aus der App werden – je nach Einstellung Ihres Unternehmens – über Resend Inc. (USA) oder über den von Ihrem Unternehmen hinterlegten SMTP-Server versendet. Verarbeitet werden Empfängeradresse, Betreff, Inhalt sowie der Zustellstatus. Die Übermittlung an Resend erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln.

WhatsApp-Nachrichten

WhatsApp-Nachrichten werden über die WhatsApp Business Cloud API der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, versendet. Dabei werden Telefonnummer, Name und Nachrichteninhalt des Empfängers an Meta übermittelt; eine Weitergabe an Meta Platforms Inc. in den USA ist möglich (EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln).

Browser-Telefonie

Ist die Telefonie aktiviert, werden Gespräche per WebRTC über die Telefonanlage Ihres Unternehmens geführt. Verarbeitet werden gewählte Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs. Zum Aufbau der Verbindung wird Ihre IP-Adresse an einen STUN-Server (Google LLC, USA) übermittelt; Gesprächsinhalte werden nicht aufgezeichnet.

Rechtsgrundlage für alle Kommunikationsfunktionen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Datensicherung

Zur Gewährleistung der Datensicherheit, Systemintegrität und zur Erfüllung von Wiederherstellungs- und Aufbewahrungspflichten werden regelmäßige Datenbank-Sicherungen (Backups) in einem privaten Repository gespeichert und zwecks Archivierung bis auf Weiteres aufbewahrt. Speicherort ist GitHub Inc. (USA, EU-US Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Verfügbarkeit und Integrität der Daten, Art. 32 DSGVO).

9. Kundendaten & Auftragsverarbeitung

Soweit Sie als Kunde in LeadFlow CRM personenbezogene Daten Ihrer eigenen Kontakte und Leads verwalten, sind Sie für diese Daten Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Ich verarbeite diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die Einzelheiten regelt ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag, den ich Ihnen auf Anfrage zur Verfügung stelle. Betroffene Personen, deren Daten ein Kunde in LeadFlow CRM verwaltet, wenden sich mit Anfragen bitte zunächst an diesen Kunden.

10. Speicherdauer & Kontolöschung

• Account-Daten und CRM-Eingaben werden gespeichert, solange Ihr Benutzerkonto bzw. der Vertrag besteht.
• Die Löschung Ihres Kontos können Sie jederzeit formlos per E-Mail an office@oguzhan-yavuz.com oder über einen Administrator Ihres Unternehmens beantragen. Vorher können Sie Ihre Daten über den Excel-Export unter „Einstellungen“ sichern.
• Nach Kontolöschung bzw. Vertragsende werden Account-Daten und CRM-Eingaben innerhalb von 30 Tagen aus der aktiven Datenbank entfernt.
• Datenbank-Sicherungen (Backups) werden bis auf Weiteres aufbewahrt (siehe Punkt 8).
• Server-Logfiles und Anmeldeprotokolle werden nur kurzfristig gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.
• Rechnungs- und Vertragsunterlagen werden für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren (§ 132 BAO) aufbewahrt.

11. Ihre Rechte & Beschwerde

Ihnen stehen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine formlose Nachricht an office@oguzhan-yavuz.com genügt; Anfragen beantworte ich innerhalb eines Monats. Beschwerden können Sie bei der Österreichischen Datenschutzbehörde einbringen: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

Datensicherheit & Änderungen

Die Anwendung wird ausschließlich über verschlüsselte TLS-Verbindungen (HTTPS) ausgeliefert. Zugriffe sind über Rollen, Berechtigungen und Row Level Security abgesichert. Ich passe diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder die eingesetzten Dienste ändern; es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Siehe auch das Impressum.